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ANWENDERBERICHT


Die Digitale Archivierung bei der FRANKFURT TRUST Investment-Gesellschaft unter MFDWin®


Bei der Frankfurt Trust, der Investment-Gesellschaft des BHF-BANK-Konzerns, stehen Produktqualität, Service und Kundenzufriedenheit getreu der Firmenphilosophie "Ihr Geld in guter Gesellschaft" gleichermaßen an erster Stelle. Das auf Investmentfonds spezialisierte Kreditinstitut verwaltet derzeit mehr als 15 Millionen Euro in über 120 Fonds. Allein in der Depotkonten-Verwaltung der Frankfurt Trust fallen jährlich mehr als eine Million Belege an. Es handelt sich hierbei um Ausgangsbelege wie z.B. Depotauszüge, Konto-Eröffnungsanträge sowie VL- und Steuerbescheinigungen. Vor der Einführung eines elektronischen Archivsystems wurde bei der Frankfurter Investment-Gesellschaft ein herkömmliches Papier-Archiv betrieben. Da dieses aufgrund des stetig anwachsenden Papiervolumens nicht mehr effizient war, entschied man sich zur Einführung eines digitalen Archivsystems. Heute verwaltet die Archivierungslösung MFDWin der Friedberger SCHNEIDER Mikrocomputertechnik GmbH im Zusammenspiel mit der Jukebox-Management-Lösung SmartStor Access von Smart Storage mehr als 9 Millionen Belege auf rund 900 CDs.

Die Gründe für die Umstellung von der Papier-Akte zum digitalen Archiv waren vielfältig. Durch die hohe Anzahl der Belege war eine manuelle Suche nur noch mit sehr hohem personellen und zeitlichen Aufwand überhaupt möglich. Zudem entsprach das Papier-Archiv nicht mehr den hohen Ansprüchen an Sicherheit und Effizienz. Weiterhin sollte mit einem Archiv-System das Daten-Recovery ermöglicht, die Zugriffszeiten auf wichtige Informationen wesentlich verbessert und die Verfügbarkeit der Daten erhöht werden. Last but not least spielte auch die Reduzierung des enormen Papiervolumens eine wichtige Rolle.

Pflegeleicht und anwenderfreundlich

Nachdem die Entscheidung zur Einführung eines elektronischen Archivsystems gefallen war, führte die IT-Abteilung der Frankfurt Trust zunächst einen intensiven Vergleich der Anbieter durch. "Digitale Archiv-Lösungen gibt es am deutschen Markt mehr als genug. Es war nicht einfach, den für uns idealen Anbieter zu ermitteln. Die Lösung MFDWin von SCHNEIDER Mikrocomputertechnik im Zusammenspiel mit SmartStor Access überzeugte uns schließlich durch ihre Benutzerfreundlichkeit und ein wirklich gutes Preis-/Leistungsverhältnis", informiert Jürgen Rügsegger, Leiter der Abteilung Informationstechnologie und Prokurist bei Frankfurt Trust.

Ein Grobkonzept war vor Beginn der Projektierungsphase bereits vorhanden. Nachdem der Startschuss für das Projekt gefallen war, wurde in Zusammenarbeit mit den Spezialisten von SCHNEIDER ein detailliertes Pflichtenheft erarbeitet. Wichtige Anforderungen an die Lösung waren eine gute Performance sowie die Kompatibilität zum Netzwerk-Betriebssystem (zuerst Novell, jetzt NT). Weiterhin sollte das System äußerst pflegeleicht und anwenderfreundlich zu bedienen sein. Gute Archiv- und Retrieval-Funktionen waren weitere elementare Ansprüche an die Lösung.

Alles aus einer Hand

Thomas Schneider, Geschäftsführer der Friedberger Mikrocomputertechnik GmbH, und seine Mitarbeiter waren während der gesamten Planungs- und Implementierungsphase regelmäßig vor Ort. Das SCHNEIDER-Team verfügte bereits über langjährige Projekt-Erfahrung in der Umsetzung komplexer Archivsysteme auf der Basis von MFDWin, z.B. bei Buderus Heiztechnik und der KFZ-Zulassungsstelle der Stadt Wolfsburg. Vom Tag der Entscheidung bis zum Echtzeitbetrieb der Lösung bei der Frankfurt Trust vergingen nur rund neun Monate. "Die Zusammenarbeit mit SCHNEIDER Mikrocomputertechnik verlief von Anfang an sehr konstruktiv und partnerschaftlich", beurteilt Jürgen Rügsegger den Verlauf des Projekts.

Hardwareseitig brachte SCHNEIDER bei der Investmentgesellschaft Compaq Client/Server PCs unter Windows NT sowie NSM und JVC Jukeboxen in den Einsatz.

Die unterschiedlichen Belege werden bei einem externen Dienstleister gescannt und im TIFF-Format auf CDs gebrannt. Auch die Directory-Struktur der CDs wird hier vorgegeben. Die Verwaltung der Belege bei Frankfurt Trust übernimmt anschließend die Archivierungs-Lösung MFDWin. Zunächst werden die unterschiedlichen Belegarten in verschiedenen Datenbanken hinterlegt. Über bestimmte Suchkriterien wie z.B. Belegdatum, Scandatum oder Konto-Inhaber sind die Dokumenten für den Anwender einfach und komfortabel recherchierbar. Zudem ist das Screendesign sehr übersichtlich und enthält nur die für den Benutzer wichtigen Informationen. Gemäß ihrer Zugriffsrechte können sich die Anwender die benötigten Belegarten ansehen. Die Indizes hierfür sind in der SQL-Datenbank-Verwaltung des Archiv-Systems hinterlegt. "MFDWin deckt alle unsere Anforderungen hinsichtlich einer hochvolumigen und doch performanten Belegarchivierung komplett ab. Zudem garantiert die Lösung eine sichere Archivierung, insbesondere aufgrund der integrierten mehrstufigen Sicherheitsverwaltung", so Rügsegger. So können die autorisierten User mit ihrem Passwort über den NT-Server auf das Archivsystem zugreifen. Hier werden auch besondere Zugriffsrechte für einzelne Mitarbeiter oder ganze Benutzer-Gruppen definiert. Innerhalb einer Protokolldatei erfasst MFDWin automatisch alle wichtigen Funktionen. Somit können Fehlermeldungen und Fehlfunktionen sicher analysiert werden. Weiterhin prüft die Lösung, ob Belege falsch importiert oder erfasst wurden. Fehlende Eingaben oder versehentlich doppelt erfasste Belege können somit über ein entsprechendes Protokoll sofort ermittelt werden.

Revisionssichere Belegverwaltung in moderner Storage-Umgebung

Zur effizienten Verwaltung der Belege auf optischen Medien haben die Experten der SCHNEIDER GmbH bei Frankfurt Trust sieben Jukeboxen in das Gesamtsystem eingebunden. Derzeit werden sechs NSM Mecury Jukeboxen mit je 150 Slots sowie eine JVC Jukebox mit 600 Slots eingesetzt. Drei der NSM Jukeboxen sind dabei im Produktiv-Betrieb, das heißt sie stehen für den Zugriff der User permanent zur Verfügung. "Auf den drei übrigen NSM Boxen befindet sich der identische Datenbestand redundant als Backup-System. Wir erstellen eine CD gleich dreimal: einmal für das produktive System, einmal für das Backup und einen Datenträger senden wir an unseren Mutterkonzern, die BHF-BANK AG. Somit ist das System absolut sicher", sagt Jürgen Rügsegger. In der JVC 600-er-Jukebox verwaltet die Frankfurt Trust ausschließlich ältere Belege, mit denen die Anwender nur selten arbeiten. "Da die Anwender ausschließlich die Archiv- und Retrieval-Funktionen des Systems nutzen und archivierte Dokumente nachträglich nicht verändert werden können, erfüllt die Archivierungs-Lösung auch in punkto Revisionssicherheit alle unsere Anforderungen an ein modernes und hochperformantes Archivsystem", fährt Rügsegger fort.

Motivierte Mitarbeiter und zufriedene Kunden

Inzwischen arbeiten rund 30 Mitarbeiter mit dem Archivsystem, das bei der Investment-Gesellschaft intern "Bild-Archiv" genannt wird. Neben der Abteilung Depotkonten-Verwaltung arbeiten auch einige Vertriebsmitarbeiter sowie das externe Callcenter der Frankfurt Trust in Nürnberg mit dem System, das über eine Standleitung an das "Bild-Archiv" angebunden ist. Da die Lösung über sechs einfache Masken sehr einfach zu bedienen ist, war die Anwenderakzeptanz von Anfang an sehr hoch. Nach einigen wenigen Mausklicks steht dem Anwender der gewünschte Beleg in Sekundenschnelle zur Verfügung. Aufgrund dieser einfachen Handhabung war der Schulungsaufwand minimal: die Mitarbeiter erhielten ein Briefing vor Ort und waren direkt in der Lage, das System effizient zu nutzen.

Die Vorteile des digitalen Archiv-Systems liegen für Mitarbeiter und Kunden klar auf der Hand. Bei Anfragen von Kunden können die Mitarbeiter sekundenschnell auf die archivierten Informationen zugreifen. Hieraus resultieren ein verbesserter Kundenservice und demzufolge ein hohe Kundenzufriedenheit. Durch die effizienten Recherchefunktionen bleiben dem Mitarbeiter hohe Aktenberge und zeitintensive Suchwege erspart. "Der schnelle und transparente Zugriff auf die angeforderten Belege garantiert motivierte Mitarbeiter und zufriedene Kunden", betont Jürgen Rügsegger.

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