IHKs

PROJEKTBESCHREIBUNG

Digitale Archivierung von Firmenakten der IHK Magdeburg


Rund 40.000 Gewerbetreibende von Altmark bis Harz - vorwiegend kleine und mittlere Unternehmen - sind Mitglieder der IHK Magdeburg. Die Hauptgeschäftsstelle der IHK Magdeburg befindet sich in Sachsen-Anhalts Landeshauptstadt Magdeburg. Außerdem gibt es IHK-Geschäftsstellen in Salzwedel und Wernigerode sowie ein Büro in Quedlinburg.

Zur Ablösung des raum- und personalkostenintensiven Papierarchivs, das mit einem Umfang von rund 800.000 Seiten im Keller der Hauptgeschäftsstelle verwaltet wurde, führte die IHK ein Angebotsvergleich im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung durch. Gefordert wurde unter anderem ein Gesamtkonzept, dass sowohl die Digitalisierung des Bestandsarchivs als auch die Integration aller künftig anfallenden Dokumente beinhaltet.
Das Ausschreibungsverfahren wurde federführend durch ein externes Consulting-Unternehmen im Auftrag der Industrie- und Handelskammer Magdeburg durchgeführt.

Auf Basis der Ausschreibungsunterlagen erstellte SCHNEIDER ein Grobkonzept zur digitalen Archivierung der Firmenakten unter MFDWin. Nach der Prüfung der eingegangenen Angebote erhielt SCHNEIDER den Auftrag zur Verfeinerung und Umsetzung des vorliegenden Konzeptes.

In enger Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern der IHK und des externen Beraters entwickelte SCHNEIDER ein Feinpflichtenheft, das alle Rechtsvorschriften zur digitalen Archivierung der Dokumente berücksichtigt. Im Rahmen des Benutzerkonzeptes zur Regelung der Belegzugriffe innerhalb des Dokumentenmanagementsystems, wurde die bisherige Ablagestruktur des Papierarchivs zum Teil im digitalen System abgebildet. Übernommen wurde z B. die Untergliederung der Firmenakten in einzelne Belegarten wie "Amtsgerichtsunterlagen", "Gewerbe An-/Um-/Abmeldungen", "Notarverträge", usw.. Somit war es möglich, die Zugriffsmöglichkeit der einzelnen Archivanwender auf Belegartenebene zu reglementieren.

Im Konzept wurde die Indexierung der eingehenden Papierbelege nachvollziehbar festgelegt. Um den Erfassungsaufwand für die IHK-Mitarbeiter zu minimieren, werden die zu archivierenden Belege mit einem Barcodeaufkleber versehen. Während der Erfassung wird dieser Barcode mit Hilfe eines entsprechenden Lesegerätes zusammen mit der Ident-Nr. sowie der Belegart in die Archivdatenbank eingetragen. Alle übrigen Suchkriterien werden im Rahmen eines automatisierten Datenabgleichs mit dem bei der IHK Magdeburg eingesetzten HOST-System (FiDa) in die Archivdatenbank übertragen. Mit diesem Abgleich können Erfassungsfehler sicher erkannt werden.
Der erfasste Beleg wird von den Mitarbeitern an den internen Scanarbeitsplatz weitergeleitet und dort zeitnah verarbeitet.

SCHNEIDER beauftragte zur Digitalisierung der Bestandsakten den MFDWin-Systempartner "Mikro-Univers GmbH". Zeit- und kostenintensive Schnittstellenabstimmungen konnten somit im Sinne der IHK vermieden werden, da Mikro-Univers die Scandaten bereits in einem Format liefert, das vom Dokumentenmanagementsystem MFDWin unterstützt wird. Aufgrund der teilweise schlechten Belegqualität wurden diese Belege in Farbe gescannt, um die Lesbarkeit im Archivsystem zu gewährleisten. Der Zugriff auf die Belege durch die IHK-Mitarbeiter ist auch dann gewährleistet, wenn diese bereits vom Dienstleister zum Scannen abgeholt allerdings noch nicht digitalisiert zurückgeliefert wurden.

Parallel zur Scannung des Altbestandes wurde MFDWin auf einem von der IHK beschafften Archivserver unter Microsoft Windows 2000 zur Integration der laufenden Dokumente installiert. Hierzu lieferte SCHNEIDER zwei zentrale CANON-Dokumentenscanner inkl. der zugehörigen Scansoftware. Zusätzlich wurde auf jeder MFDWin-Arbeitsstation ein virtueller Archivdrucker installiert, der die Integration von beliebigen Dokumenten (z.B. Microsoft Word, Excel, usw.) in das Archivsystem ermöglicht.

Nach der Inbetriebnahme des Systems auf ca. 10 Arbeitsplätzen sowie der Schulung der entsprechenden IHK-Mitarbeiter durch SCHNEIDER, erfolgte zunächst ein mehrwöchiger Probebetrieb. Dieser wurde erfolgreich absolviert, sodaß das System auf weiteren ca. 20 Arbeitsplätzen produktiv in Betrieb genommen werden konnte. MFDWin überzeugte die Mitarbeiter in kürzester Zeit aufgrund der einfachen Bedienbarkeit und effektiven Funktionalität.
Für die Benutzer wurde durch die Einführung des digitalen Archivsystems eine qualitative Verbesserung Ihres Arbeitsalltags erreicht, in dem der Zugriff auf archivierte Belege durch die Reduktion von Wege- und Suchzeiten erheblich beschleunigt wurde.

Durch die harmonische Integration des Dokument-Management-Systems in den täglichen Arbeitsablauf der IHK Magdeburg wird hier eine hohe Akzeptanz durch die Benutzer erreicht, die sich in der Homogenität des Archivsystems widerspiegelt. Aufgrund der gesammelten guten Erfahrungen plant die Kammer derzeit den Archivzugriff via Intranet mit Hilfe des MFDWin WebClients für die Außenstellen zu realisieren. Die Verwendung dieses browsergestützten Recherchemoduls ermöglicht den berechtigten Benutzern ohne jeglichen Installationsaufwand den Zugriff auf das digitale Archivsystem.

 

Eingesetzte Soft- und Hardware:


MFDWin32 Software

  • MFDWin32 Standardmodule 20-User-Lizenz
    inkl. SuchClient, ErfassungsClient, Benutzerverwaltung, AdminClient, PrüfClient, ÜbernahmeClient, ImportClient

  • MFDWin32 ScanClient "ScanWorks SQL"
    inkl. Barcode-Erkennung

  • MFDFIDA Dienstprogramm
    zur Durchführung des automatisierten Abgleichs der Archivdatenbank mit dem FiDa-System

  • MFDWin32 WebClient

  • MFDWin32 Archivdruckdienst


Hardware

  • 1 Archiv-Server
    Primergy F250 Server Fujitsu Siemens
    2 x XEON 2,4 GHz Prozessoren
    Hauptspeicher 2 GByte
    Internes RAID-5-Festplatten-System, Nettokapazität ca. 280 GB

    Betriebssystem:
    Microsoft Windows 2000 Server
    Datenbanksystem:
    Microsoft SQL-Server 2000
    (beschafft über das IHK-Select Programm)

  • CANON Scanner - DR9080 C
    1 CANON Scanner
    Typ DR 9080 C
    zur Scannung der Belege color/duplex


  • CANON Scanner - DR 5020
    1 CANON Scanner
    Typ DR 5020

• Diese Projektbeschreibung finden Sie im folgenden PDF-Dokument