Industrie

PROJEKTBESCHREIBUNG

Digitale Archivierung aller Belege, die bei der Auftragsabwicklung in mehr als 50 Niederlassungen der BUDERUS Heiztechnik GmbH anfallen

Der führende Hersteller von Heizungssystemen setzt MFDWin® zur Verwaltung von ca. 10 Millionen Belegen, die jährlich während der Auftragsabwicklung in mehr als 50 Niederlassungen im gesamten Bundesgebiet entstehen, ein. SCHNEIDER ist hierbei für die gesamte Durchführung, die Koordination der beteiligten Soft- und Hardware-Lieferanten und die schlüsselfertige Lieferung des Systems verantwortlich.

Um den Archivierungsvorgang möglichst harmonisch in den Arbeitsprozeß der BUDERUS-Niederlassungen einzubinden und die Verfahrensweise zur Integration der ca. 30 unterschiedlichsten Belegarten in das optische Archiv festzulegen, wurden umfangreiche Organisationsuntersuchungen durchgeführt.

Aufgrund dieser Untersuchungen erstellte SCHNEIDER ein Konzept zur schrittweisen Einführung des digitalen Archivsystems. Hierbei wurde prinzipiell die Übernahme von vertifften Images aus dem SAP-System und zu scannende Belege unterschieden.

Im ersten Schritt wurden zunächst die im Stammwerk zentral erstellten Rechnungen und Gutschriften mittels der FileNet-Schnittstelle der DETEC Drucksoftware "LaserSoft LS Archiv /NT" direkt aus SAP R2 als TIFF-Dateien in die Archivdatenbank übernommen. Mit Einführung von SAP /R3 erfolgte auch eine Änderung in der Verarbeitung dieser Daten. So werden diese Belegarten von BUDERUS jetzt zum Ausdruck und zur Aufbereitung für das Archivsystem an das Rechenzentrum SCHULTE, Aßlar, gesandt. Hier erfolgt der Portooptimierungsprozeß vor dem Ausdruck und Versand der Papier-Belege. Parallel zum Ausdruck werden die Belegdaten mit Hilfe der Software "CPCold" in TIFF-Dateien gewandelt. Die zuvor im Hause BUDERUS mit SAPScript definierten Suchbegriffe zu den Belegen werden durch "CPCold" aus den übermittelten Druckdaten extrahiert und gemeinsam mit den Bilddateien an BUDERUS übermittelt, wo alle Daten mit Hilfe von MFDWinCpCold in das Archivsystem übernommen werden.

Die zu scannenden Belege werden von den Niederlassungen zum Stammwerk in Wetzlar geliefert. Hier erfolgt die Scannung in einem von BUDERUS eingerichteten Scan-Center. In diesem Scan-Center werden täglich ca. 40.000 Belege verarbeitet. Während des Scanvorgangs erkennen die Scanner automatisch den bei der Erstellung von BUDERUS-Belegen automatisch aufgedruckten Barcode. Dies macht eine manuelle Indizierung der Belege am Scan-Arbeitsplatz überflüssig. Die Suchkriterien werden durch einen Abgleich mit den bereits im SAP-System erfaßten Daten in das Archivsystem übernommen und aufgrund der eindeutigen Barcodenummer mit den Imagedatensätzen zusammengeführt.

Ein Großteil der BUDERUS Niederlassungen ist bereits Online mit dem Archivsystem verbunden und kann tagesaktuell im Archivbestand des Stammwerkes in Wetzlar recherchieren. Die Zugriffsberechtigung auf bestimmte Belege für die Mitarbeiter in den Niederlassungen ist allein durch die MFDWin32 Benutzerverwaltung geregelt.

Für die Niederlassungen die noch nicht Online mit dem Archivsystem in Wetzlar verbunden sind werden im festgelegten Turnus die für die entsprechende Niederlassung relevanten Daten -die jeweils aktualisierten Datenbankeinträge und die neu hinzugekommenen Imagedateien- extrahiert und auf CD-ROM gespeichert.

Der Datenträger wird automatisch beschriftet und an die entsprechende Niederlassung gesandt, wo die enthaltenen Indexeinträge in die vor Ort installierte Datenbank übertragen werden. Hier können die Mitarbeiter mit Hilfe der ebenfalls auf dem Rechner installierten Software MFDWin® innerhalb der Datenbank recherchieren, die auf den CDs enthaltenen Images anzeigen lassen und bei Bedarf reproduzieren.

Auf der Basis der guten Zusammenarbeit mit SCHNEIDER und der positiven Erfahrungen mit MFDWin® hat sich BUDERUS dazu entschlossen, auch bei weiteren Gesellschaften (BUDERUS Guss, Edelstahlwerke BUDERUS) und Tochterunternehmen MFDWin® als Dokumentenmanagementsystem einzusetzen.

• Diese Projektbeschreibung finden Sie im folgenden PDF-Dokument